Finance and Administration Internship

English Version

Terms of Reference

Finance and Administration Internship (1position)

Support to Finance and Operations Functions

WRI - Republic of Congo – Brazzaville

January 2026

About WRI AFRICA

The World Resources Institute (WRI) is a global research organization that has worked across Africa for over 30 years to promote a sustainable society—one that meets essential human needs, protect and restores nature, and stabilizes the climate.

Our Vision: An inclusive transformation that enables African people and landscapes to thrive.
Our Mission: To inspire human society to live in ways that protect Earth’s environment and its capacity to meet the needs and aspirations of current and future generations.
Our Values: Independence, Integrity, Respect, Collaboration, Impact.

I. Background and Justification

The Finance and Operations team in the Congo Basin is currently facing increased operational demands due to the expansion of programmatic activities, donor reporting requirements, and logistical coordination across multiple projects. The migration from the legacy ECM  and Cost Point system to the Workday business ERP has introduced additional challenges, including delays in contract processing and data transfer errors, which have impacted efficiency and accuracy.

To address these constraints and maintain high standards of financial integrity and operational responsiveness, WRI Republic of Congo propose the recruitment of a Finance and Administration Intern. This internship will provide targeted support to routine tasks while offering a structured learning opportunity for a young professional.

II. Objectives of the Internship

2.1 General Objective

To support the Finance and Operations team in executing financial, procurement, and administrative tasks, while developing the intern’s professional competencies in nonprofit operations.

2.2 Specific Objectives

• Strengthen the team’s capacity to manage payments, contracts, and documentation.

• Support procurement and logistical coordination for workshops and field missions.

• Enhance internal controls and audit readiness.

• Provide hands-on experience in financial reporting and administrative systems.

• Contribute to youth empowerment and capacity building in the environmental sector.

III. Learning Approach and Supervision Framework

• Guided onboarding to WRI systems and procedures (Workday, ECM, procurement, finance).

• Weekly check-ins with the Finance and Operations Specialist.

• Participation in team meetings, planning sessions, and reporting cycles.

• Exposure to donor compliance frameworks and operational standards.

IV. Key Responsibilities

4.1 Payments and Reimbursements

• Prepare payment requests and verify supporting documents.

• Follow up with vendors and participants on payment status.

4.2 Grants and Contract Management

• Draft contracts for WRI business stakeholders.

• Update and monitor payment trackers for grants and subgrants.

4.3 Documentation and Filing

• Organize and digitize financial and administrative records.

• Ensure completeness and accuracy of archived documents.

4.4 Procurement Support

• Assist in drafting purchase requests and collecting quotations.

• Maintain procurement documentation and vendor files.

4.5 Workshop and Travel Logistics

• Support planning, booking, and coordination of events and field missions.

• Assist with travel documentation and per diem processing.

4.6 Reporting and Reconciliation

• Compile financial data for monthly reports.

• Assist in account reconciliation and expenditure tracking.

4.7 Asset and Inventory Management

• Support inventory tracking and asset documentation.

V. Expected Deliverables

• Complete and compliant payment request files.

• Updated contract and grant payment trackers.

• Digitilized and organized documentation archives.

• Logistical reports and planning tools.

• Final internship report (10–15 pages) including:

• • Activities and methods

  • Results and challenges

  • Reflections and recommendations

VI. Required Skills and Competencies

6.1 Technical qualification.

• Bachelor’s degree in finance, accounting, business administration, or related field.

• Proficiency in Microsoft Office Suite (Excel, Word, Outlook).

• Familiarity with accounting software is an asset.

• Bilingual proficiency (English and French) is an asset.

6.2 Required skills and competencies.

• Strong organizational skills and attention to detail.

• Ability to work independently and in a multicultural team.

• Commitment to deadlines and operational standards.

• Interest in nonprofit operations and environmental governance.

VII. Intern Profile

• Final-year student (Bachelor’s or Master level) in finance, accounting, administration, or related discipline.

VIII. Duration and Location

• Duration: 3 months full-time (with the possibility of extension depending on performance).

• Start Date : First week of January 2026.

• Location: WRI ROC Office, Brazzaville.

IX. Supervision and Evaluation

• Supervised by the Finance and Operations Specialist.

• Evaluation criteria :

• • Technical quality of deliverables

  • Timeliness and adherence to procedures

  • Skill development and initiative

  • Team integration and alignment with WRI values

X. How to apply :

Please submit a resume and cover letter by (December 29, 2025). Candidates must apply through the WRI Careers portal to be considered.

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Version française

Termes de Reference

Stage en finance et administration (1 poste)

Assistance aux fonctions financières et opérationnelles

WRI - République du Congo – Brazzaville

Janvier 2026

À propos de WRI AFRICA

Le World Resources Institute (WRI) est un organisme de recherche mondial qui œuvre depuis plus de 30 ans à travers l'Afrique pour promouvoir une société durable, c'est-à-dire une société qui répond aux besoins essentiels des êtres humains, protège et restaure la nature et stabilise le climat.

Notre vision : une transformation inclusive qui permet aux populations et aux paysages africains de prospérer.

Notre mission : inciter la société humaine à adopter des modes de vie qui protègent l'environnement terrestre et sa capacité à répondre aux besoins et aux aspirations des générations actuelles et futures.

Nos valeurs : indépendance, intégrité, respect, collaboration, impact.

I. Contexte et justification

L'équipe Finance et Opérations dans le Bassin du Congo est actuellement confrontée à des exigences opérationnelles accrues en raison de l'expansion des activités programmatiques, des exigences en matière de rapports aux donateurs et de la coordination logistique entre plusieurs projets. La migration de l'ancien système ECM et Cost Point vers l’ERP Workday a entraîné des défis supplémentaires, notamment des retards dans le traitement des contrats et des erreurs de transfert de données, qui ont eu un impact sur l'efficacité et la précision.

Pour remédier à ces contraintes et maintenir des normes élevées d'intégrité financière et de réactivité opérationnelle, le WRI République du Congo propose de recruter un stagiaire en finance et administration pour chacun de ces bureaux. Ce stage permettra d'apporter un soutien ciblé aux tâches courantes tout en offrant une opportunité d'apprentissage structurée à un jeune professionnel.

II. Objectifs du stage

2.1 Objectif général

Soutenir l'équipe des finances et des opérations dans l'exécution des tâches financières, d'approvisionnement et administratives, tout en développant les compétences professionnelles du stagiaire dans le domaine des opérations à but non lucratif.

2.2 Objectifs spécifiques

•    Renforcer la capacité de l'équipe à gérer les paiements, les contrats et la documentation.

•    Soutenir la coordination des achats et de la logistique pour les ateliers et les missions sur le terrain.

•    Améliorer les contrôles internes et la préparation aux audits.

•    Offrir une expérience pratique dans le domaine des rapports financiers et des systèmes administratifs.

•    Contribuer à l'autonomisation des jeunes et au renforcement des capacités dans le secteur de l'environnement.

III. Approche d'apprentissage et cadre de supervision

•    Initiation guidée aux systèmes et procédures du WRI (Workday, ECM, achats, finances).

•    Rencontres hebdomadaires avec le spécialiste des finances et des opérations.

•    Participation aux réunions d'équipe, aux sessions de planification et aux cycles de reporting.

•    Exposition aux cadres de conformité des donateurs et aux normes opérationnelles.

IV. Responsabilités clés

4.1 Paiements et remboursements

•    Préparer les demandes de paiement et vérifier les pièces justificatives.

•    Assurer le suivi auprès des fournisseurs et des participants concernant l'état des paiements.

4.2 Gestion des subventions et des contrats

•    Rédiger des contrats pour les parties prenantes commerciales du WRI.

•    Mettre à jour et surveiller les suivis de paiement pour les subventions et les sous-subventions.

4.3 Documentation et classement

•    Organiser et numériser les documents financiers et administratifs.

•    S'assurer de l'exhaustivité et de l'exactitude des documents archivés.

4.4 Assistance à l'approvisionnement

•    Aider à la rédaction des demandes d'achat et à la collecte des devis.

•    Tenir à jour la documentation relative aux achats et les dossiers des fournisseurs.

4.5 Logistique des ateliers et des déplacements

•    Aider à la planification et à la coordination des événements et des missions sur le terrain.

•    Aider à la préparation des documents de voyage et au traitement des indemnités journalières.

4.6 Rapports et rapprochement

•    Compiler les données financières pour les rapports mensuels.

•    Aider au rapprochement des comptes et au suivi des dépenses.

4.7 Gestion des actifs et des stocks

•    Aider au suivi des stocks et à la documentation des actifs.

V. Résultats attendus

•    Dossiers de demande de paiement complets et conformes.

•    Suivi actualisé des contrats et des subventions.

•    Archives documentaires numérisées et organisées.

•    Rapports logistiques et outils de planification.

•    Rapport final de stage (10 à 15 pages) comprenant :

• Activités et méthodes

• Résultats et défis

• Réflexions et recommandations

VI. Compétences et aptitudes requises

6.1 Qualifications techniques.

•    Licence en finance, comptabilité, administration des affaires ou dans un domaine connexe.

•    Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, Outlook).

•    La maîtrise d'un logiciel de comptabilité est un atout.

•    La maîtrise de deux langues (anglais et français) est un atout.

6.2 Compétences et aptitudes requises.

•    Sens aigu de l'organisation et souci du détail.

•    Capacité à travailler de manière autonome et au sein d'une équipe multiculturelle.

•    Respect des délais et des normes opérationnelles.

•    Intérêt pour les activités à but non lucratif et la gouvernance environnementale.

VII. Profil du stagiaire

•    Étudiant en dernière année (licence ou master) en finance, comptabilité, administration ou dans un domaine connexe.

VIII. Durée et lieu

•    Durée : 3 mois à temps plein (avec possibilité d’extension en fonction des performances).

•    Date de début : Premiere semaine de janvier 2026.

•    Lieu : Bureau du WRI République du Congo, Brazzaville.

IX. Supervision et évaluation

• Supervisé par le spécialiste des finances et des opérations.

• Critères d'évaluation :

• Qualité technique des livrables

• Respect des délais et des procédures

• Développement des compétences et initiative

• Intégration dans l'équipe et adhésion aux valeurs du WRI

X. Comment postuler :

Veuillez envoyer votre CV et votre lettre de motivation avant le (29 décembre 2025). Les candidats doivent postuler via le portail WRI Careers pour que leur candidature soit prise en compte.