Administration Support (Pekanbaru, Riau)

Administration Support, Operations

Posisi ini bersifat hybrid yang mengharuskan kehadiran di kantor selama minimal 8 hari per bulan. Penempatan kerja berada di kantor WRI Indonesia, Pekanbaru - Riau. Kandidat harus memiliki izin kerja yang berlaku pada saat pengajuan lamaran pekerjaan, WRI tidak dapat memberikan sponsor visa kerja untuk posisi ini.

Latar Belakang Program

Program Pemberdayaan Pekebun

WRI Indonesia percaya bahwa pemberdayaan pekebun kelapa sawit adalah kunci untuk memproduksi minyak sawit berkelanjutan di Indonesia. Pekebun yang berdaya memiliki kemampuan untuk mengontrol dan mengelola usaha kelapa sawitnya dengan baik dan berkelanjutan. Dengan kemampuan tersebut diharapkan kesejahteraan pekebun dan kualitas lingkungan dapat meningkat. Oleh karena itu, meningkatkan inklusivitas pekebun kecil dalam program keberlanjutan dan pemberdayaan sangat diperlukan untuk rantai pasok minyak sawit yang lebih baik dan lebih ramah lingkungan di negara ini.

Berkolaborasi dengan sebuah produsen barang konsumen, WRI Indonesia bekerja untuk meningkatkan rantai pasok minyak sawit berkelanjutan dan kesejahteraan pekebun swadaya di Provinsi Riau. Hal ini dilakukan melalui serangkaian peningkatan kapasitas dan pemberdayaan. Sejak tahun 2023, kami menargetkan untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan minimal sekitar 6.000 pekebun sawit swadaya untuk menerapkan praktek perkebunan kelapa sawit berkelanjutan, dengan kemungkinan penambahan target pekebun mencapai 12.000 pekebun pada tahun 2028.

Ringkasan Pekerjaan

Administration Support berperan untuk mendukung kerja Project Operations Assistant dalam memastikan kelancaran dan kepatuhan proses operasional di regional Riau, baik operasional kantor maupun operasional kegiatan proyek. Tanggung jawab kerja mencakup dukungan pada penyusunan laporan pertanggungjawaban kegiatan, pengadaan barang dan/atau jasa, pengelolaan logistik, pengelolaan inventaris, dan pemeliharaan kantor.

Posisi ini akan bertugas di Pekanbaru, Riau dan melapor kepada Project Operations Assistant. Sejalan dengan komitmen WRI terhadap keberagaman, kesetaraan, dan inklusi (DEI), pemegang posisi ini diharapkan untuk mengintegrasikan prinsip-prinsip kesetaraan ke dalam proses kerja kolaboratif.

Tanggung Jawab Kerja

• Mendukung Project Operations Assistant dalam proses pengadaan barang dan/atau jasa untuk kegiatan proyek dengan menyiapkan data dan informasi yang dibutuhkan untuk penyusunan TOR dan RAB pengadaan, melakukan monitoring proses pengadaan, dan melakukan distribusi barang berikut pencatatan penerimaan.

• Mendukung Project Operations Assistant dalam proses penyusunan laporan pertanggungjawaban kegiatan dengan berkoordinasi dengan tim proyek untuk mengumpulkan, memverifikasi, dan memastikan kelengkapan dokumen pendukung (asli/fisik) seperti: absensi, nota, kwitansi, notulensi, dan dokumen/data pendukung lainnya.

• Menyusun draft laporan pertanggungjawaban kegiatan untuk dilaporkan dan ditinjau lebih lanjut oleh Project Operations Assistant

• Mengidentifikasi kebutuhan dan ketersediaan logistik (peralatan dan perlengkapan) untuk kegiatan proyek dan melaporkan kebutuhan pengadaan kepada Project Operations Assistant

• Mempersiapkan kebutuhan logistik (peralatan dan perlengkapan) yang dibutuhkan oleh tim proyek untuk berbagai kegiatan termasuk diantaranya pelatihan, workshop, FGD, maupun kegiatan lainnya.

• Memperbarui data inventaris kantor secara berkala dan memastikan penggunaannya tercatat dengan baik sesuai dengan prosedur yang berlaku.

• Mendukung Project Operations Assistant dalam menyusun laporan rutin

• Mendukung Project Operations Assistant dalam mengelola kebutuhan operasional dan pemeliharaan kantor: 1) Pengadaan dan pengelolaan belanja rutin; 2) Memastikan kebersihan dan keamanan lingkungan kantor; 3) Memantau dan mengkoordinasikan pemeliharaan fasilitas kantor

• Melaporkan setiap capaian dan kendala kepada Project Operations Assistant

Kualifikasi

• Minimal Diploma (D3) di bidang Administrasi, Manajement, Akuntansi, atau bidang lainnya yang terkait

• Memiliki pengalaman kerja minimal minimal 2 (dua) tahun dalam bidang administrasi, operasional, atau general affairs.

• Mampu mengoperasikan Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint) dengan baik

• Memiliki kemampuan administrasi yang sistematis dan memahami dasar proses pengadaan barang dan/atau jasa

• Memiliki pengalaman menyusun laporan administrasi atau laporan kegiatan

• Memiliki pengalaman bekerja di sektor kelapa sawith, khususnya dengan petani swadaya, serta memiliki pemahaman tentang isu keberlanjutan lingkungan dan sosial, akan menjadi nilai tambah

• Memiliki pengalaman kerja yeng menuntut kemampuan komunikasi (lisan dan tertulis) dan koordinasi yang efektif dengan multi pihak

• Memiliki ketelitian tinggi dan kemampuan organisir pekerjaan untuk memastikan hasil kerja yang berkualitas dan tepat waktu.

• Memiliki skikap proaktif, bertanggung jawab, dan mampu bekerja dalam tim.

• Bersedia untuk bekerja di wilayah kerja yang ditentukan dan melakukan perjalanan bila diperlukan

• Memiliki legalitas untuk bekerja di Indonesia

Durasi Kerja

Posisi ini diharapkan untuk dapat mulai mendukung WRI Indonesia dalam waktu dekat untuk periode kerja awal hingga 31 Desember 2026. Perpanjangan periode kerja dimungkinkan dengan mempertimbangkan hasil evaluasi kinerja, kebutuhan proyek, dan ketersediaan anggaran.

Hasil Kerja

• Seluruh dokumen pendukung untuk proses pengadaan dihasilkan, diserahkan kepada Project Operations Assistant tepat waktu, dengan kualitas yang baik, dan terarsip sesuai prosedur.

• Seluruh dokumen pendukung untuk penyusunan laporan pertanggungjawaban terkumpul lengkap, diverifikasi, dan draft laporan disusun untuk diserahkan kepada Project Operations Assistant tepat waktu, dengan kualitas yang baik, dan terarsip sesuai prosedur.

• Database inventaris dan logistik diperbarui secara berkala, tercatat pergerakan dan penggunaannya.

• Seluruh kebutuhan operasional kantor terpenuhi sesuai standard organisasi.

• Mengirimkan laporan rutin kepada Project Operations Assistant mengenai pelaksanaan tugas, capaian pekerjaaan, dan kendala yang dihadapi, serta rekomendasi perbaikan bilan diperlukan

Termin Pembayaran

Konsultan tarif jasa harian dengan jumlah hari kerja maksimum 20 (dua puluh) hari kerja per bulan.

Pengajuan Lamaran:

• Kirimkan resume dan surat lamaran selambatnya 19 Mei 2026. Lamaran harus diajukan melalui Portal Karir WRI untuk dapat dipertimbangkan.

• Pelamar harus memenuhi kelayakan administratif untuk bekerja di wilayah Indonesia.

• Kandidat dapat diminta untuk mengikuti tes dan/atau mengirimkan contoh hasil kerja jika diperlukan dengan tetap memperhatikan prinsip kerahasiaan data dan informasi.

Kompensasi dan Fasilitas:

• Tarif jasa konsultan yang sesuai dengan pengalaman dan keterampilan

• Asuransi perjalanan baik domestik maupun internasional untuk perjalanan dinas sesuai dengan penugasan resmi

• Akses ke jaringan global WRI yang membuka peluang pertukaran informasi dan pembelajaran

• Lingkungan kerja yang berfokus pada keberagaman dan inklusi

• Kesempatan bergabung dan berkontribusi dalam berbagai kelompok kerja dan afinitas untuk turut membentuk masa depan WRI

• Model kerja hibrid dan fleksibilitas waktu kerja

About Us:

World Resources Institute works to improve people’s lives, protect and restore nature and stabilize the climate. As an independent research organization, we leverage our data, expertise and global reach to influence policy and catalyze change across systems like food, land and water; energy; and cities. Our 2,000+ staff work on the ground in more than a dozen focus countries and with partners in over 50 nations.

Our mission and values:

WRI’s mission is to move human society to live in ways that protect Earth’s environment and its capacity to provide for the needs and aspirations of current and future generations.

Our values are shared ideals that bind us together: Independence, Integrity, Impact, Partnership, and Care.

Our culture:

WRI is committed to advancing gender and social equity for human well-being in our mission including equal opportunities in employment. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, ethnicity, religion, sex, national origin, age, caste, marital status, sexual orientation, gender identity and expression, disability, or protected Veteran status.

Our Human Resources Team carefully reviews all applications.

#WRIIndonesia